Lo smart working non è più una modalità “eccezionale”, ma una forma ordinaria di organizzazione del lavoro che richiede regole precise, adempimenti documentali corretti e una gestione concreta della sicurezza. Il punto più delicato, oggi, non è capire se il lavoro agile sia ammesso, ma come debba essere costruito per evitare errori che possono trasformarsi in contestazioni ispettive, sanzioni amministrative e responsabilità organizzative. Il quadro va letto insieme: legge sul lavoro agile, obblighi di comunicazione telematica, tutela INAIL, informativa sui rischi e recente rafforzamento delle politiche pubbliche sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.
1. Il lavoro agile oggi: non basta lavorare da casa, serve una struttura giuridica corretta
Il lavoro agile, nella disciplina vigente, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato basata su accordo tra le parti, con prestazione resa in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa e nel rispetto dei limiti di orario giornalieri e settimanali previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Questo significa che lo smart working non coincide con il semplice lavoro da remoto: richiede una base pattizia, un’organizzazione chiara e regole verificabili. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato continua inoltre a rappresentare il riferimento operativo per costruire accordi individuali più completi, soprattutto su orari, controlli, disconnessione, strumenti di lavoro e protezione dei dati.
2. L’accordo individuale resta il perno del sistema
Uno degli errori più frequenti è pensare che la comunicazione al Ministero sostituisca l’accordo individuale. Non è così. Dal 1° settembre 2022 il datore di lavoro non deve più trasmettere l’accordo sottoscritto, ma deve comunque conservarlo per 5 anni ai fini della prova e della regolarità amministrativa. Nell’accordo conviene disciplinare almeno durata, alternanza tra presenza e lavoro agile, luoghi eventualmente esclusi, tempi di riposo, diritto alla disconnessione, strumenti assegnati, modalità di controllo della prestazione e regole di sicurezza. Più l’accordo è preciso, minore è il rischio di contenzioso.
3. Sicurezza sul lavoro agile: l’obbligo chiave è l’informativa annuale sui rischi
Il cuore della disciplina sulla sicurezza è nell’articolo 22 della legge n. 81/2017: il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del lavoratore agile e, a questo fine, consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta sui rischi generali e sui rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto. Non si tratta di un documento formale da archiviare: deve essere coerente con l’attività svolta e con i rischi reali, come postura, videoterminali, impianti elettrici, illuminazione, microclima, pause, riservatezza dei dati, uso corretto degli strumenti aziendali e prevenzione dei rischi psicosociali. Il lavoratore, a sua volta, è tenuto a cooperare nell’attuazione delle misure di prevenzione predisposte.
4. Le regole più recenti spingono su formazione, prevenzione e tracciabilità dei controlli
Le novità più aggiornate non hanno riscritto la legge sul lavoro agile, ma hanno reso molto più esigente il contesto della sicurezza. La legge 29 dicembre 2025, n. 198, di conversione del decreto-legge n. 159/2025, ha rafforzato il sistema premiale e selettivo in materia di salute e sicurezza, escludendo dai benefici alcune imprese con condanne definitive per violazioni gravi e collegando maggiormente le politiche pubbliche alla qualità dei comportamenti aziendali. A questo si aggiunge il Piano integrato per la salute e la sicurezza nei luoghi di lavoro 2026, adottato con misure condivise tra Ministero del Lavoro, INL e INAIL, che punta su prevenzione, coordinamento ispettivo e qualità organizzativa. Per le imprese ciò significa una conseguenza pratica molto chiara: anche il lavoro agile deve entrare in un sistema documentato di prevenzione e non può più essere gestito come semplice flessibilità concessa “a voce”.
5. Formazione e smart working: attenzione al nuovo quadro dell’Accordo Stato-Regioni
Nel 2025 è stato pubblicato il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 sulla formazione in materia di salute e sicurezza, che aggiorna durata e contenuti minimi dei percorsi formativi previsti dal D.Lgs. n. 81/2008. Nel 2026 il Ministero del Lavoro ha già richiamato espressamente questo Accordo nelle nuove iniziative sulla sicurezza, valorizzando non solo l’erogazione della formazione, ma anche la sua efficacia concreta. Per chi organizza lavoro agile il messaggio è diretto: non basta una policy interna generica, ma occorre verificare se dirigenti, preposti, lavoratori e figure aziendali abbiano ricevuto formazione realmente coerente con i rischi connessi all’uso di strumenti digitali, alla postazione non fissa, alla gestione del tempo di lavoro e alla prevenzione dell’isolamento organizzativo.
6. Infortuni in smart working: la tutela c’è, ma va letta con attenzione
La tutela assicurativa non viene meno perché la prestazione si svolge fuori dai locali aziendali. Il lavoratore agile ha diritto alla copertura contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali connesse ai rischi della prestazione, e la tutela si estende anche al tragitto tra l’abitazione e il luogo prescelto per svolgere l’attività quando la scelta del luogo risponde a esigenze connesse alla prestazione stessa o alla necessità di conciliare vita e lavoro e rispetta criteri di ragionevolezza. Questo punto è essenziale perché sposta l’attenzione dalle mura aziendali all’organizzazione del rischio: se il datore non presidia bene istruzioni, informativa, strumenti e criteri di svolgimento della prestazione, la gestione dell’evento infortunistico diventa molto più complessa.
7. Comunicazioni obbligatorie e sanzioni: dove si sbaglia più spesso
Sul piano amministrativo, il datore di lavoro deve comunicare telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori in smart working e le date di inizio e cessazione della prestazione in modalità agile. Per i datori di lavoro privati il termine è di 5 giorni successivi all’inizio della prestazione o alla proroga; per i datori pubblici e per le agenzie di somministrazione il termine è il giorno 20 del mese successivo. L’accordo non va allegato, ma va conservato per 5 anni. In caso di mancata comunicazione secondo le modalità previste, si applica la sanzione richiamata dall’articolo 19, comma 3, del D.Lgs. n. 276/2003, pari a una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato. È qui che molte aziende inciampano: non sulla scelta dello smart working, ma sulla gestione delle proroghe, dei rinnovi e delle comunicazioni tardive.
8. Tre esempi pratici e numerici per capire dove nascono i problemi
Primo esempio. Una società con 12 dipendenti attiva lo smart working per 4 impiegati amministrativi dal 1° aprile al 30 settembre 2026. L’accordo individuale viene firmato, ma la comunicazione telematica viene inviata il 15 aprile. Per un datore privato il termine è di 5 giorni successivi all’inizio della prestazione: in questo caso la trasmissione è tardiva. Se l’organo di vigilanza contesta la violazione per tutti e 4 i lavoratori, l’esposizione sanzionatoria teorica va da 400 euro a 2.000 euro.
Secondo esempio. Un professionista con 3 dipendenti utilizza lavoro agile stabile per una collaboratrice amministrativa, ma non aggiorna l’informativa annuale sui rischi e non fornisce indicazioni puntuali su postazione, pause, uso del portatile e sicurezza elettrica. La dipendente lavora per 8 mesi da casa con notebook aziendale e monitor personale, senza istruzioni scritte aggiornate. In caso di ispezione o infortunio legato alla postazione, il vero problema non è solo documentale: manca la prova di avere assolto in modo serio all’obbligo di tutela previsto dall’articolo 22 della legge n. 81/2017. Qui il costo potenziale non è immediatamente solo sanzionatorio, ma organizzativo, probatorio e difensivo.
Terzo esempio. Un’azienda commerciale concede 2 giorni a settimana di smart working a 10 dipendenti, senza differenziare i ruoli. I lavoratori utilizzano strumenti aziendali, ma l’accordo non disciplina fasce di contattabilità, diritto alla disconnessione né luoghi non idonei. Un dipendente subisce un infortunio mentre lavora in un luogo improvvisato e inadatto. In una situazione del genere il rischio non si misura solo sull’evento: l’assenza di regole specifiche su luoghi, strumenti, disconnessione e sicurezza rende molto più difficile dimostrare che l’organizzazione aziendale fosse costruita in modo diligente. Proprio per questo, nelle realtà con 10, 20 o 50 lavoratori agili, la standardizzazione degli accordi e dell’informativa diventa decisiva.
Conclusioni
Lo smart working funziona davvero quando flessibilità e compliance camminano insieme. Le aziende che lo gestiscono bene non si limitano a concedere giornate da remoto, ma costruiscono un impianto completo: accordo individuale, informativa annuale sui rischi, istruzioni operative, formazione coerente, comunicazioni telematiche tempestive e regole chiare su strumenti, tempi e luoghi di lavoro. Il contesto più recente, con il rafforzamento delle politiche pubbliche sulla sicurezza e il nuovo focus su prevenzione e formazione efficace, va esattamente in questa direzione. Chi tratta il lavoro agile come una semplice comodità amministrativa rischia di pagarlo in termini di sanzioni, contenzioso e disorganizzazione; chi invece lo struttura bene può trasformarlo in uno strumento stabile di efficienza e tutela.
