I buoni pasto sono ormai uno degli strumenti più utilizzati dalle imprese per integrare il welfare aziendale e sostenere il potere d’acquisto dei lavoratori. Nel 2026 il tema torna centrale perché la Legge di Bilancio ha innalzato da 8 a 10 euro la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici, lasciando invece invariato il limite di 4 euro per quelli cartacei. La novità rende ancora più conveniente il formato elettronico, ma impone alle aziende una verifica puntuale di regolamenti interni, cedolini, accordi aziendali e procedure di payroll.

1. Cosa sono i buoni pasto e qual è la loro natura giuridica

Il buono pasto è un documento di legittimazione che consente al lavoratore di ricevere un servizio sostitutivo di mensa presso esercizi convenzionati. Non è denaro, non è liberamente trasferibile e non può essere convertito in contanti. La disciplina operativa è contenuta nel decreto interministeriale 7 giugno 2017, n. 122, che prevede espressamente che il buono pasto non sia cedibile, non sia commercializzabile, non sia convertibile in denaro e non sia cumulabile oltre il limite di otto buoni.

2. Il nuovo limite fiscale 2026: elettronici esenti fino a 10 euro

Dal 1° gennaio 2026, i buoni pasto elettronici non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente fino a 10 euro al giorno. Il limite precedente era pari a 8 euro. La modifica è stata introdotta dalla Legge 30 dicembre 2025, n. 199, intervenendo sull’articolo 51, comma 2, lettera c), del TUIR. Per i buoni cartacei, invece, resta fermo il limite di esenzione di 4 euro giornalieri.

3. Cosa succede se si supera la soglia esente

Il superamento della soglia non rende imponibile l’intero valore del buono, ma solo la parte eccedente. Questo significa che, se nel 2026 un’azienda assegna buoni elettronici da 12 euro, i primi 10 euro restano esclusi da imposizione fiscale e contributiva, mentre i 2 euro eccedenti concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Lo stesso principio vale per i buoni cartacei oltre il limite di 4 euro.

4. Perché il formato elettronico diventa la scelta più efficiente

Il divario tra formato elettronico e cartaceo è oggi molto netto: 10 euro contro 4 euro di soglia giornaliera esente. Per le imprese significa poter riconoscere un valore più alto al dipendente senza generare, entro il limite, carichi fiscali e contributivi aggiuntivi. Per i lavoratori significa ricevere un beneficio pienamente spendibile, senza l’erosione tipica della retribuzione monetaria tassata. In ottica di gestione del costo del lavoro, il buono elettronico diventa quindi uno strumento più efficiente rispetto all’aumento diretto in busta paga, purché sia correttamente strutturato.

5. Buoni pasto, welfare e payroll: cosa deve controllare l’azienda

La gestione corretta non si limita alla scelta del valore nominale. L’azienda deve verificare che i buoni siano assegnati secondo criteri coerenti, normalmente alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee, e che il trattamento in cedolino rispetti la soglia esente. Occorre inoltre controllare i giorni di spettanza, eventuali assenze, smart working, part-time, trasferte e regole previste da CCNL, accordi aziendali o regolamenti interni. Il buono pasto non è obbligatorio per legge in via generale, ma può diventarlo se previsto dalla contrattazione collettiva o individuale applicabile.

6. Le regole di utilizzo: cumulabilità, titolarità e limiti pratici

Il lavoratore può utilizzare i buoni pasto solo secondo le regole previste dalla normativa e dalle condizioni del circuito di emissione. Il decreto n. 122/2017 stabilisce che non sono cedibili, non sono convertibili in denaro e non possono essere cumulati oltre il limite di otto buoni. Questo aspetto è importante anche per le imprese, perché il buono pasto deve mantenere la propria funzione di servizio sostitutivo di mensa e non trasformarsi in una forma indiretta di pagamento monetario.

7. La novità sulle commissioni: impatto anche per esercenti e imprese

Accanto all’aumento della soglia esente, va considerato il nuovo assetto sulle commissioni applicate agli esercenti. La Legge 16 dicembre 2024, n. 193, ha previsto il tetto del 5% sullo sconto incondizionato verso gli esercenti, in misura non superiore al 5% del valore nominale del buono pasto. La misura, pienamente rilevante dal 2025, incide sul rapporto tra società emettitrici ed esercizi convenzionati e può avere effetti indiretti anche sulle condizioni economiche offerte alle aziende clienti.

8. Quattro esempi pratici e numerici per capire l’impatto reale

Primo esempio: buono elettronico da 10 euro. Un’azienda riconosce a un dipendente un buono pasto elettronico da 10 euro per 220 giornate lavorative annue. Il valore complessivo è pari a 2.200 euro. Poiché il valore giornaliero non supera la soglia 2026, l’intero importo resta escluso dal reddito imponibile del dipendente.

Secondo esempio: buono elettronico da 12 euro. Se il buono elettronico giornaliero è pari a 12 euro, la parte esente è 10 euro e la parte imponibile è 2 euro. Su 220 giornate, il valore esente è 2.200 euro, mentre l’eccedenza imponibile è pari a 440 euro annui.

Terzo esempio: buono cartaceo da 7 euro. Se l’azienda assegna buoni cartacei da 7 euro, il limite esente resta 4 euro. La quota imponibile è quindi di 3 euro al giorno. Su 220 giornate, l’importo escluso da tassazione è 880 euro, mentre l’eccedenza imponibile è 660 euro.

Quarto esempio: confronto tra aumento in busta paga e buono elettronico. Un’impresa vuole riconoscere 10 euro al giorno per 220 giorni. Se utilizza buoni elettronici entro soglia, il lavoratore riceve un valore pieno di 2.200 euro annui. Se invece la stessa somma fosse erogata come retribuzione ordinaria, sarebbe soggetta a contributi e imposte, riducendo il netto percepito dal dipendente e aumentando il costo complessivo per l’azienda.

Conclusioni

Nel 2026 i buoni pasto elettronici diventano ancora più centrali nella gestione del welfare aziendale. L’aumento della soglia esente a 10 euro consente alle imprese di rafforzare il valore riconosciuto ai lavoratori senza appesantire, entro il limite, il carico fiscale e contributivo. La convenienza, però, non è automatica: serve una gestione ordinata di regolamenti, cedolini, giornate di spettanza, formato utilizzato e condizioni contrattuali con il fornitore. Il passaggio dal cartaceo all’elettronico non è più solo una scelta tecnologica, ma una vera decisione fiscale, contributiva e organizzativa.