Il quadro RE del modello Redditi PF 2026 torna al centro dell’attenzione per professionisti, studi associati e lavoratori autonomi, soprattutto dopo le novità operative sulla gestione dei rimborsi spese e sull’obbligo di tracciabilità dei pagamenti. Le modifiche incidono concretamente sulla compilazione della dichiarazione, sulla deducibilità dei costi e sulla corretta distinzione tra compensi professionali, anticipazioni e riaddebiti. Il tema è particolarmente delicato perché errori apparentemente marginali possono produrre recuperi fiscali, indeducibilità di costi o contestazioni sull’effettiva natura delle somme addebitate al cliente.

Nel 2026 il quadro RE non è più soltanto un prospetto numerico: è diventato uno strumento di controllo sostanziale sulla gestione economica dello studio professionale.

1. A cosa serve il quadro RE nel modello Redditi PF 2026

Il quadro RE è utilizzato dai professionisti che determinano il reddito di lavoro autonomo secondo il principio di cassa previsto dall’articolo 54 del TUIR. Devono compilarlo lavoratori autonomi individuali, artisti e professionisti che non applicano il regime forfettario. Nel quadro confluiscono compensi percepiti, spese deducibili, ammortamenti, canoni, costi del personale, spese di rappresentanza, trasferte e componenti positivi e negativi dell’attività professionale.

Il principio guida resta quello di cassa: contano gli importi effettivamente incassati e pagati nel periodo d’imposta, salvo specifiche deroghe previste dalla normativa fiscale.

2. Rimborsi spese: la vera novità operativa del 2026

Le istruzioni Redditi 2026 pongono particolare attenzione ai rimborsi spese sostenuti dal professionista per conto del cliente. Occorre distinguere con precisione:

• anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente ex art. 15 DPR 633/72;
• riaddebiti di spese generali;
• rimborsi di trasferte;
• spese alberghiere e di ristorazione;
• costi di viaggio;
• spese documentate sostenute nell’interesse dell’attività.

La distinzione è fondamentale perché cambia completamente il trattamento fiscale e IVA. Le anticipazioni ex art. 15 restano escluse dal compenso professionale, mentre i riaddebiti ordinari concorrono alla formazione del reddito.

3. Tracciabilità dei pagamenti: quando diventa decisiva

La tracciabilità assume un ruolo centrale soprattutto per la deducibilità di determinate spese. Le regole oggi richiedono pagamenti effettuati con strumenti tracciabili per poter beneficiare della deduzione o detrazione in molti casi, soprattutto per spese di vitto, alloggio, rappresentanza e trasferte. Carte, bonifici, assegni non trasferibili e sistemi elettronici diventano quindi essenziali anche per i professionisti in contabilità semplificata.

Il problema pratico nasce quando il professionista sostiene costi in contanti e successivamente li riaddebita al cliente: la tracciabilità mancante può compromettere la deduzione del costo pur in presenza della fattura.

4. Anticipazioni ex art. 15: quando non sono compensi

Le somme anticipate dal professionista in nome e per conto del cliente non costituiscono compenso e non devono concorrere alla formazione del reddito professionale, purché siano rispettati i requisiti dell’articolo 15 del DPR 633/1972. È il caso tipico di bolli, diritti, contributi unificati, visure, imposte o altri costi sostenuti formalmente per conto del cliente e correttamente documentati.

Per evitare contestazioni è essenziale che:

• il documento sia intestato al cliente;
• il professionista agisca come mero anticipatore;
• il riaddebito sia separato dal compenso professionale.

5. Spese di vitto, alloggio e trasferta: cosa cambia davvero

Le spese alberghiere, di ristorazione e trasferta restano tra le più controllate dall’Amministrazione finanziaria. La deducibilità richiede:

• inerenza all’attività professionale;
• documentazione idonea;
• pagamento tracciabile;
• corretta imputazione temporale.

Nel quadro RE questi costi confluiscono tra le spese professionali deducibili nei limiti previsti dal TUIR. Per trasferte e missioni professionali è fondamentale conservare documentazione coerente: fatture, ricevute elettroniche, prenotazioni, estratti conto e collegamento con l’attività svolta.

6. Compensi percepiti e principio di cassa

Nel quadro RE i compensi rilevano quando vengono effettivamente incassati. Lo stesso principio vale per i costi: la spesa è deducibile nel momento del pagamento. Questo comporta effetti molto concreti nella pianificazione fiscale di fine anno. Un compenso fatturato ma non incassato entro il 31 dicembre non entra nel reddito dell’anno; una spesa fatturata ma non pagata non è deducibile fino all’effettivo pagamento.

Per questo motivo il monitoraggio di incassi e pagamenti diventa strategico soprattutto negli ultimi mesi dell’esercizio.

7. Guida operativa: i controlli da fare prima dell’invio della dichiarazione

Prima della compilazione definitiva del quadro RE è utile verificare:

• coerenza tra fatture elettroniche e compensi dichiarati;
• incassi realmente avvenuti nell’anno;
• spese pagate con strumenti tracciabili;
• corretta distinzione tra art. 15 e compensi;
• deducibilità di trasferte e vitto;
• eventuali costi promiscuamente utilizzati;
• corretta imputazione IVA;
• quadratura con registri contabili e movimenti bancari.

Nel 2026 i controlli automatizzati dell’Agenzia delle Entrate incrociano con maggiore facilità fatture elettroniche, movimenti finanziari e dichiarazioni fiscali, rendendo più rischiose le incoerenze documentali.

8. Quattro esempi pratici e numerici

Primo esempio – anticipo ex art. 15 correttamente escluso dal reddito.
Un avvocato anticipa per conto del cliente un contributo unificato pari a 518 euro, intestato direttamente al cliente. In fattura indica:

• compenso professionale: 2.000 euro;
• anticipazione ex art. 15: 518 euro.

Nel quadro RE concorreranno al reddito solo i 2.000 euro, mentre i 518 euro restano esclusi.

Secondo esempio – rimborso spese imponibile.
Un consulente sostiene spese di trasferta per 450 euro e le riaddebita al cliente senza applicare l’art. 15. Il rimborso diventa parte del compenso professionale e concorre integralmente al reddito imponibile. Se il compenso professionale è 3.000 euro, il totale imponibile sarà 3.450 euro.

Terzo esempio – spesa non tracciata e deducibilità contestabile.
Un professionista paga in contanti una spesa alberghiera di 320 euro durante una trasferta. Pur avendo fattura intestata, la mancanza di pagamento tracciabile può compromettere la deducibilità del costo secondo le regole vigenti sulla tracciabilità.

Quarto esempio – principio di cassa su compensi e costi.
Un architetto emette fattura il 20 dicembre 2025 per 8.000 euro, ma incassa il 15 gennaio 2026. Il compenso andrà dichiarato nel Redditi PF 2027 relativo al periodo d’imposta 2026. Nello stesso periodo riceve fattura per software professionale pari a 1.500 euro, ma la paga il 10 gennaio 2026: anche il costo sarà deducibile solo nel 2026.

Conclusioni

Il quadro RE Redditi 2026 richiede oggi un approccio molto più rigoroso rispetto al passato. La gestione di rimborsi spese, anticipazioni, trasferte e pagamenti tracciabili incide direttamente sulla corretta determinazione del reddito professionale. Il vero punto operativo non è soltanto compilare correttamente la dichiarazione, ma costruire durante l’anno una gestione documentale coerente tra fatture, movimenti finanziari e registrazioni contabili.

La distinzione tra compensi e anticipazioni ex art. 15, il rispetto della tracciabilità e l’applicazione corretta del principio di cassa sono oggi i tre pilastri fondamentali per evitare contestazioni fiscali e gestire correttamente il reddito professionale.